ПРОЕКТУВАННЯ МОДУЛЯ МОНІТОРИНГУ В СИСТЕМАХ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ - Scientific conference
Main page
UA RU EN

Congratulation from Internet Conference!

Hello

Рік заснування видання - 2011

ПРОЕКТУВАННЯ МОДУЛЯ МОНІТОРИНГУ В СИСТЕМАХ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

14.09.2021 22:12

[1. Information systems and technologies]

Author: Галат Н.К., вчитель інформатики І категорії, Подільський навчально-виховний комплекс “загальноосвітня школа І-ІІІ ступенів - дошкільний навчальний заклад” Новодмитрівської сільської ради Золотоніського району Черкаської області


Більшість управлінських рішень оформляється у вигляді документів, нормативних актів, розпоряджень, тому системи електронного документообігу допомагають здійснювати основний функціонал управління в організаціях. Системи електронного документообігу, розробляються відповідно до прийнятих в організації схем проходження документів і відображають структурні принципи управління, реалізовані в організації.

Процес функціонування систем електронного документообігу забезпечується програмними комплексами супроводу і моніторингу. Моніторинг функціонування прикладних систем можна розглядати на декількох рівнях:

● «фізичний» рівень, в завдання якого входить відстеження стабільності функціонування програмно-апаратного комплексу, на якому базуються системи електронного документообігу (операційна система, апаратний комплекс, мережева інфраструктура)

● «логічний» рівень, на який покладено контроль цілісності логічної структури даних, сформованої в рамках конкретної системи управління базами даних;

● «прикладний» рівень, який відповідає за процеси функціонування системи.

В рамках системних програмних засобів (операційних систем і систем управління базами даних) реалізовані перші два рівня моніторингу. Для надійної роботи систем електронного документообігу інтерес представляє моніторинг функціонування «прикладного» рівня.

Традиційно функції моніторингу входять до складу підсистем адміністрування і вважаються службовими. Практика експлуатації програмних комплексів систем електронного документообігу показує інтерес користувачів до інформації моніторингу. Виникають завдання, вирішення яких пов'язане з отриманням інформації про функціонування системи. Прикладом може служити необхідність підбору інформації про роботи, виконані виконавцями в заданий інтервал часу (внесення коригувань, зміна контрольних термінів і т.д.). У документах системи електронного документообігу ця інформація може бути не відображена, так як не є суттєвою для процесу виконання.

Завданнями «прикладного» рівня моніторингу є: облік сеансів роботи користувачів на підставі інформації про сеанси підключення і облік коригування документів на підставі даних про транзакції над документами.

В оперативну інформацію повинні бути включені наступні дані про роботу користувачів:

- час входу і виходу з системи; 

- час обробки документа та ін.;

- дії над документом;

- ім'я користувача та ім'я комп'ютера і т. д.

Крім вищевказаних функцій завдання моніторингу повинні включати контроль використання ресурсів системи. Для вирішення завдання моніторингу потрібне створення спеціальної бази для зберігання великого обсягу даних, а також розробка інтерфейсів, доступ до яких буде дозволений спеціальним категоріям користувачів, що володіють певним набором прав.

Інформація, накопичена в спеціальній базі даних, може ефективно використовуватися не тільки в випадках розбору конфліктних ситуацій і відновлення даних, а й у випадках аналізу і узагальнення процесів обробки документів, а також у випадках прийняття рішень за якістю процесів виконання документів.

Використовуючи комплекс програм моніторингу, можна подивитися журнал роботи користувачів, список документів, з якими працював користувач, режими роботи з документами. Крім того, можна подивитися ряд журналів (наприклад, журнал активності користувачів) і інші дані, пов'язані з роботою користувачів в системі електронного документообігу.

На основі аналізу бази даних моніторингу системи документообігу можна отримати узагальнену інформацію за такими показниками роботи користувачів в системі електронного документообігу:

- робота конкретного користувача, групи користувачів, підрозділи (хронологія роботи користувачів); 

- статистика виконання операцій з обробки документів різними користувачами (блок хронологія обробки документів); 

- статистика виконання операцій за видами документів, по конкретних документах.

Зі збільшенням кількості операцій з документами, які виконуються користувачами, середнє відхилення фактичного строку виконання документів від планового зменшується. Показники виконавської дисципліни підвищуються. Моніторинг є службовою прикладної функцією, яка контролює і фіксує роботу системи. Проектування програмних засобів моніторингу являє собою досить складну задачу.

Від ступеня опрацювання алгоритмів моніторингу залежать такі показники, як безпека, ефективність, продуктивність системи, а також можливість отримання узагальненої інформації. 

Представлені в статті варіанти використання даних моніторингу, показують можливості розширення функціональних завдань моніторингу в системах електронного документообігу та можливості використання цієї інформації для вдосконалення процесів управління великою організацією.

Література:

1. Як правильно вибрати і запровадити СЕД [Електронний ресурс]. – Режим доступу :https://edin.ua/shho-take-sed-yak-pravilno-vibrati-ta-vprovaditi/

2. Переваги і недоліки електронного документообігу [Електронний ресурс]. – Режим доступу : https://tsdea.archives.gov.ua/wp-content/uploads/pages/20102014.p1df



Creative Commons Attribution Ця робота ліцензується відповідно до Creative Commons Attribution 4.0 International License
допомога Знайшли помилку? Виділіть помилковий текст мишкою і натисніть Ctrl + Enter

Another articles in this section

Сonferences

Conference 2024

Conference 2023

Conference 2022

Conference 2021



Міжнародна інтернет-конференція з економіки, інформаційних систем і технологій, психології та педагогіки

Наукова спільнота - інтернет конференції

:: LEX-LINE :: Юридична лінія

Інформаційне суспільство: технологічні, економічні та технічні аспекти становлення