КОМБІНОВАНИЙ АЛГОРИТМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ - Наукові конференції
Головна
UA RU EN

Вас вітає Інтернет конференція!

Вітаємо на нашому сайті

Рік заснування видання - 2011

КОМБІНОВАНИЙ АЛГОРИТМ ДЛЯ АВТОМАТИЗАЦІЇ ПРОЦЕСІВ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ

09.04.2024 13:56

[1. Інформаційні системи і технології]

Автор: Бачало Роман Степанович, студент, Національний університет "Львівська політехніка", м. Львів, Україна



Важливість електронного документообігу визначається його значенням у цифровій трансформації бізнесу. Цифрова трансформація спрямована на вдосконалення ряду процесів у суспільному житті за допомогою технологій, а оцифрування забезпечує перетворення інформації в електронну форму. Для забезпечення виконання різноманітних процесів документообігу впроваджуються відповідні системи. Процеси створення, обробки, пересилання та збереження електронних документів стають цифровими, що потребує створення та впровадження відповідних алгоритмів і програмного забезпечення. В розробці таких алгоритмів і програмного забезпечення використовуються різні технічні та архітектурні рішення. Пропонується рішення на основі алгоритму, що реалізує процеси електронного документообігу та використовує пересилання документів у бінарному форматі та з використанням шаблонів. Використання бінарного формату збільшує швидкість передачі документів та зменшує розмір запиту. Застосування шаблонів дає можливість автоматизації процесів документообігу. Результати експериментальних досліджень показали пришвидшення створення та надсилання електронного документу від 2 до 3,4 рази. Подальші дослідження можуть включати вдосконалення процесів створення шаблонів документів.

Ключові слова: електронний документ, електронний документообіг, електронний підпис, електронна комерція.

Вступ / Introduction

Електронний документообіг відіграє важливу роль в сучасному світі. Швидкість та ефективність роботи з документами напряму впливає на те, як функціонують сучасні підприємства. Впровадження систем документообігу підвищує ефективність роботи. Такі системи надають можливість створювати, обробляти, передавати та зберігати документи. Для забезпечення виконання різноманітних процесів документообігу впроваджуються відповідні системи.

Процеси створення, обробки, пересилання та збереження електронних документів стають цифровими, що потребує створення та впровадження відповідних алгоритмів і програмного забезпечення. В розробці таких алгоритмів і програмного забезпечення використовуються різні технічні та архітектурні рішення.

На даний момент на ринку присутні багато програмних систем електронного документообігу. Хоч алгоритмами, що реалізують процеси електронного документообігу, забезпечується доволі широкий функціонал, проте ці алгоритми можуть бути недосконалими або неоптимальними. Звідси випливає актуальність завдання їх вдосконалення та оптимізації.

Об’єктом дослідження є процеси електронного документообігу: створення, обробка, передавання та зберігання електронних документів.

Предметом дослідження є алгоритм, що реалізує процеси створення, обробки, передавання та зберігання електронних документів.

Метою роботи є реалізація алгоритму створення, обробки, передавання та зберігання електронних документів, який буде більш оптимальний з точки зору ефективності та продуктивності порівняно з наявними методами.

Завдання дослідження, що мають бути розв’язані в ході роботи:

1) Огляд та аналіз наукових робіт в сфері електронного документообігу;

2) Проектування та створення алгоритму для процесів електронного документообігу з використанням бінарного пересилання та шаблонів;

3) Розробка ПЗ, що застосовує реалізований алгоритм;

4) Аналіз отриманих результатів ефективності алгоритму.

Аналіз останніх досліджень та публікацій. Аналіз останніх наукових досліджень та публікацій у галузі електронного підпису та документообігу вказує на постійний розвиток технологій та їхнє поширення в різних аспектах життя та бізнесу. Зокрема, дослідження [1] акцентує увагу на ключовій ролі технології електронного підпису в забезпеченні легальності та відстежуваності документів, використовуючи технології PKI та USB Key. Також, робота [2] порівнює технології створення електронних підписів з традиційними рукописними, підкреслюючи їхнє значення в контексті сучасних технологій та роль у відношенні до традиційних рукописів.

Стаття [3] пропонує ефективне рішення для управління цифровими документами в середньому підприємстві чи громадській установі. Розроблене рішення спрощує робочі процеси та забезпечує безпеку за допомогою цифрових підписів. Дослідження [4] акцентує увагу на значенні електронних документів та їхнього управління в сучасному бізнес-середовищі. Впровадження високоякісної системи електронного документообігу може підвищити ефективність внутрішніх процесів та загальну конкурентоспроможність.

Дослідження [5] розглядає проблеми використання електронних документів у будівництві цифрової економіки та визначає категорії комп'ютерної інформації з юридичним значенням у контексті розподіленого обчислення. В той же час, стаття [6] аналізує вплив Закону про авторські права 1988 року у Великобританії на процес отримання фотокопій та розглядає можливості полегшення цього процесу за допомогою електронних підписів.

Питання правового регулювання в електронному документообігу розглядають [7], підкреслюючи важливість розробки відповідної законодавчої бази. В той же час, стаття [8] підкреслює загальноприйняте розуміння переваг електронної документації в бізнес-процесах та необхідність переходу до сучасних цифрових систем обробки даних. Дослідження [9] аналізує мету Директиви 1999/93/ЄС щодо електронних підписів та її вплив на запобігання шахрайству в електронних транзакціях, тоді як [10] досліджує техніку динамічної перевірки підпису з фокусом на електронних підписах та використанням біометричних систем для онлайн- та офлайн-автентифікації.

Таким чином, останні наукові дослідження та публікації розкривають широкий спектр аспектів електронного підпису та документообігу, включаючи технічні, правові та практичні аспекти, і вказують на постійний розвиток та вдосконалення цих технологій для підтримки сучасних вимог у різних сферах життя та бізнесу.

Результати дослідження та їх обговорення / Research results and their discussion

Запропоновано реалізацію системи, що базується на мікросервісній архітектурі. Мікросервісна архітектура – це стиль архітектури програмного забезпечення, де комплексні програми розбиваються на невеликі, незалежні процеси, які спілкуються між собою за допомогою API. Ці невеликі служби є автономними і можуть бути розроблені відповідно до бізнес-потреб. Кожен мікросервіс може бути розроблений, розгорнутий, оновлений та масштабований незалежно від інших. Це означає, що можна вносити зміни в одну частину системи без впливу на інші і за потреби, кожен мікросервіс можна масштабувати окремо. Враховуючи специфіку системи електронного документообігу, мікросервісна архітектура виявляється найбільш підходящим вибором.

Процеси електронного документообігу, що досліджуються у даній роботі, зазвичай є сукупністю декількох алгоритмів. Саме тому, для реалізації цих процесів необхідно використати комплексне рішення, що включатиме у собі різні підходи та алгоритми для кожного процесу. Крім цього, доволі важливим елементом є поєднання цих алгоритмів, а не лише їх реалізація. 

До таких алгоритмів відносяться створення документа та його форматування, шифрування електронного документа, пересилання документа, підпис та збереження підписаного електронного документа.

При реалізації алгоритму створення електронного документу пропонується використати попередньо сформовані шаблони для пришвидшення формування документу.

При створенні та обробці електронного документа необхідно вказати поля для підписів, ініціалів, печаток чи дат. Замість їх ручного внесення з необхідністю вказувати їх позиції на сторінці документа, можна використати спеціальні текстові мітки, що будуть автоматично замінятись на потрібні поля у вказаному місці.

Використання шаблонів є доцільним в тих випадках, коли структура нового електронного документа може повторюватись. В такому випадку, можна створити шаблон електронного документа, що міститиме усі необхідні поля та дані і за необхідності використати його.

Перед передачею електронного документа його кодують. Один зі широко використовуваних методів кодування для представлення даних у текстовій формі є base64. Оскільки багато мережевих протоколів і інтерфейсів передачі даних приймають лише текстові дані, це може вимагати перетворення бінарних даних електронного документа на текстову форму. Base64 конвертує бінарні дані в послідовність текстових символів. Base64 використовує простий алгоритм перетворення бінарних даних на текстову послідовність і дозволяє легко виконувати перетворення як у текстову форму так і зворотне декодування для отримання початкових бінарних даних.

Base64 кодує кожний байт даних в рядок символів, що збільшує розмір файлу при передачі. Зашифрований текст base64 важчий і займає більше простору в порівнянні з оригінальними бінарними даними. У випадку передачі великих файлів це може призвести до збільшення обсягу передаваних даних та затримок і вплинути на швидкість передачі через обмежену пропускну здатність мережі. При отриманні base64-закодованих даних, отримувач повинен розкодувати ці дані з base64 у бінарний формат, щоб їх можна було обробити. Це вимагає додаткових обчислювальних ресурсів та часу.

Таким чином, пропонується використовувати передачу даних у бінарному форматі. Використання бінарної передачі дозволяє передавати дані у їх оригінальному бінарному форматі, що зменшує обсяг даних, які потрібно передавати, і може покращити швидкість передачі. Крім цього, обробка даних може бути більш ефективною і швидкою, оскільки дані можуть бути оброблені без необхідності в додатковому декодуванні.

Отже, пропонується алгоритм, що реалізує створення електронного документа на основі готових шаблонів та їх передачу у бінарному форматі. Блок-схему алгоритму подано на рисунку 1.




Рис. 1. Блок-схема розроблюваного алгоритму / Block diagram of the developed algorithm

Пропоноване рішення реалізовано в системі DocuSign [11]. Проведено експерименти для розробленої програмної системи з різними вхідними параметрами – кількість документів.

Табл. 1. Порівняння швидкодії створення та передачі документів / Performance comparison of document creation and transfer




Обговорення результатів дослідження. За результатами обчислювальних експериментів (табл. 1) найменший час обробки індивідуального електронного документу для звичайного алгоритму становить 8,11 секунд при обробці чотирьох документів. В той же час найменший час обробки для комбінованого алгоритму становить 2,65 секунд при обробці шістнадцяти документів. Максимальне пришвидшення отримано при обробці 16 документів та становить 3,4. Таким чином, підтверджено ефективність розробленого алгоритму.

Висновки / Conclusions

За результатами дослідження було представлено систему на основі мікросервісної архітектури для забезпечення високої масштабованості, незалежної розширюваності функціоналу. Система застосовує розроблений комбінований алгоритм електронного документообігу.

Експериментальні дані підтвердили ефективність розробленої системи за рахунок пришвидшення часу створення та надсилання електронних документів від 2 до 3,4 рази.

Подальші дослідження можна продовжити шляхом вдосконалення процесів створення шаблонів документів та збереження підписаних документів, а також підвищення ступеня автоматизації цих процесів.

Посилання / References

1. Jia Y. Auxiliary System for Contract Signing Based on Electronic Signature Technology / Y. Jia, Z. Li // Wireless Communications and Mobile Computing. — 2022. — Вип. 2022.

2. Feng C. Comparative Analysis of Dynamic Characteristics between Electronic Signature and Conventional Signature Based on Computer Vision Technology / C. Feng, Z. Ji, J. Zhang // Computational Intelligence and Neuroscience. — 2022. — Вип. 2022. — С. 1–9.

3. Pop F. Digital Certificate Management for Document Workflows in E-Government Services / F. Pop, C. Dobre, D. Popescu,  та ін. // Electronic Government / Wimmer M. A., Chappelet J.-L., Janssen M., Scholl H. J. — Berlin, Heidelberg : Springer Berlin Heidelberg, 2010. — С. 363–374.

4. Kushybek S. International legal regulation of electronic document circulation / S. Kushybek // HIS. — 2021. — № 10.

5. Zharova A. Electronic Document as a Tool of Digital Economy / A. Zharova, V. Elin, P. Panfilov // DAAAM Proceedings / Katalinic B. — DAAAM International Vienna, 2018. — С. 0479–0485.

6. Titley G. Electronic signatures for copyright in the UK: a solution to the “holy grail” of document delivery / G. Titley // Interlending & Document Supply. — 2007. — Вип. 35, № 1. — С. 15–20.

7. K. Kussainova A. LEGAL ISSUES FOR ELECTRONIC DOCUMENTS WORKFLOW REGULATION / A. K. Kussainova, D. O. Kussainov, B. S. Zhumagulov,  та ін. // Rev. Dir. Est. e Telecomunicacoes. — 2020. — Вип. 12, № 1. — С. 293–318.

8. Nedoshytko I. Electronic Document Management and Its Value for Business / I. Nedoshytko, O. Patriak // Digital Platform: Information Technologies in Sociocultural Sphere. — 2022. — Вип. 5. — С. 368–379.

9. Velentzas J. Digital and advanced electronic signature: the security function, especially in electronic commerce / J. Velentzas, G. Kiriakoulis, G. Broni,  та ін. // SHS Web Conf. — 2022. — Вип. 139. — С. 03011.

10. Huang J. Dynamic Signature Verification Technique for the Online and Offline Representation of Electronic Signatures in Biometric Systems / J. Huang, Y. Xue, L. Liu // Processes. — 2023. — Вип. 11, № 1. — С. 190.

11. DocuSign | #1 in Electronic Signature and Agreement Cloud. URL: https://www.docusign.com/


R. S. Bachalo, Lviv Polytechnic National University, Lviv, Ukraine

COMBINED ALGORITHM FOR AUTOMATION OF ELECTRONIC DOCUMENT WORKFLOW

The importance of electronic document flow is determined by its value in the digital transformation of business. Digital transformation aims at improving several processes in social life with the help of technologies, and digitization ensures the transformation of information into electronic form. Appropriate systems implement various document management processes. Creating, processing, sending, and saving electronic documents becomes digital, which requires corresponding algorithms and software. Different technical and architectural solutions are used to develop such algorithms and software. A solution based on an algorithm is proposed, which implements the processes of electronic document circulation and uses the forwarding of documents in binary format and using templates. Using binary sending eases the speed of document transfer and reduces the size of the request. The use of templates makes it possible to automate document flow processes. The results showed a speedup of creating and sending an electronic document from 2 to 3.4 times. Further research may include improvements to document template creation processes.

Keywords: electronic document, electronic document flow, electronic signature, electronic commerce.

________________________


Науковий керівник: Мельник Роман Андрійович, доктор технічних наук, професор, Національний університет "Львівська політехніка", м. Львів, Україна



Creative Commons Attribution Ця робота ліцензується відповідно до Creative Commons Attribution 4.0 International License
допомога Знайшли помилку? Виділіть помилковий текст мишкою і натисніть Ctrl + Enter

Інші наукові праці даної секції

Конференції

Конференції 2024

Конференції 2023

Конференції 2022

Конференції 2021



Міжнародна інтернет-конференція з економіки, інформаційних систем і технологій, психології та педагогіки

Наукова спільнота - інтернет конференції

:: LEX-LINE :: Юридична лінія

Інформаційне суспільство: технологічні, економічні та технічні аспекти становлення